Menu
Ben je ZZP’er in de zorg? Dan is het belangrijk om de BTW-regels te begrijpen. Medische diensten zijn vaak vrijgesteld van BTW, maar er zijn voorwaarden. Dit artikel legt uit wat je moet weten, zoals:
Twijfel je over je BTW-status? Vraag een ruling aan bij de Belastingdienst of raadpleeg een fiscaal adviseur. Lees verder voor praktische tips, voorbeelden en handige tools.
In Nederland zijn medische diensten onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld van BTW. Deze regels zijn vastgelegd in Artikel 11(1)(c) van de Wet op de Omzetbelasting [4]. Hieronder worden de belangrijkste voorwaarden uitgelegd.
Om in aanmerking te komen voor een BTW-vrijstelling, moet een zorgdienst voldoen aan vier hoofdeisen:
| Voorwaarde | Uitleg |
|---|---|
| Medische aard | De dienst moet een medische of paramedische behandeling zijn. |
| Kwalificatie | Uitgevoerd door een gekwalificeerde zorgprofessional. |
| Gezondheidsdoel | Gericht op het beoordelen, behouden of herstellen van gezondheid. |
| Directe zorg | De zorg moet rechtstreeks aan de patiënt worden geleverd. |
Niet alle zorggerelateerde diensten vallen onder deze vrijstelling. Cosmetische ingrepen zonder medische noodzaak en algemene wellness-diensten, zoals massages zonder medische indicatie, zijn bijvoorbeeld wel BTW-plichtig. Volgens de Belastingdienst is echter ongeveer 90% van de zorgdiensten door gekwalificeerde professionals vrijgesteld van BTW [4]. Deze voorwaarden vormen het uitgangspunt voor verdere details over registratieverschillen.
Het onderscheid tussen BIG-geregistreerde en niet-BIG-geregistreerde zorgverleners speelt een belangrijke rol bij de toepassing van de BTW-vrijstelling.
BIG-geregistreerde professionals
Niet-BIG-geregistreerde professionals
De verschillen in registratie hebben invloed op de toepassing van de regels, iets wat ook bevestigd is door uitspraken van de rechter.
"In juni 2015 oordeelde de Hoge Raad dat een zelfstandige psycholoog die diensten verleende aan een zorginstelling, vrijgesteld was van BTW. Deze uitspraak heeft de eerdere opvatting dat dergelijke diensten BTW-plichtig waren omdat ze aan de instelling in plaats van direct aan patiënten werden geleverd, verworpen." (Bron: Hoge Raad, ECLI:NL:HR:2015:1637) [1]
Dit betekent dat zelfstandige zorgverleners, zelfs als zij via bemiddelaars of zorginstellingen werken, in aanmerking komen voor BTW-vrijstelling zolang hun diensten medisch van aard zijn en voldoen aan de gestelde voorwaarden.
Bepaal of uw zorgdiensten onder de BTW-vrijstelling vallen met behulp van deze richtlijnen.
Gebruik onderstaande tabel om te beoordelen of uw diensten in aanmerking komen voor BTW-vrijstelling:
| Criterium | Voorwaarde voor BTW-vrijstelling | Belangrijke punten |
|---|---|---|
| Aard van de dienst | Medisch of paramedisch | Moet gericht zijn op gezondheid en welzijn |
| Kwalificatie | Erkende zorgprofessional | BIG-registratie of vergelijkbare eisen |
| Doelstelling | Gezondheidsbescherming | Niet primair cosmetisch of welzijnsgericht |
| Uitvoering | Directe zorgverlening | Rechtstreeks aan patiënt of zorginstelling |
| Documentatie | Aantoonbare zorgrelatie | Dossiervoering en behandelplannen vereist |
Twijfelt u over de BTW-status van uw diensten? Overweeg dan een ruling aan te vragen bij de Belastingdienst [1]. Deze criteria sluiten aan op eerder besproken administratieve verplichtingen.
Bekijk hoe deze regels van toepassing zijn op verschillende werksituaties.
Directe Zorgcontracten
Bij rechtstreekse contracten met zorginstellingen of patiënten zijn uw diensten doorgaans BTW-vrij, mits voldaan wordt aan de basisvoorwaarden. Een voorbeeld hiervan is een uitspraak van de Hoge Raad in 2013 over een ZZP-anesthesieassistent. De rechtbank oordeelde dat deze diensten BTW-vrij waren omdat de zorg zelfstandig en voor eigen risico werd verleend [4].
Bemiddeling en Detachering
Werkt u via een bemiddelingsbureau? Let dan op het volgende:
Gemengde Dienstverlening
Bij het combineren van BTW-vrije en BTW-plichtige diensten is het belangrijk om:
Handige Tip
Houd uw documentatie op orde, zoals behandelplannen, contracten, correspondentie en kwalificaties, zodat u voorbereid bent op eventuele controles [1][2].
Ook als vrijgestelde zorgverlener heeft u verplichtingen rondom de BTW-administratie. Deze bepalen hoe u voldoet aan de regels voor BTW in de zorgsector.
Zelfs zonder BTW-berekening moet u elk kwartaal een aangifte indienen. Volg deze stappen:
Daarnaast is het belangrijk om uw administratie nauwkeurig bij te houden.
Om uw BTW-administratie op orde te houden, moet u bepaalde documenten minimaal 7 jaar bewaren. Hieronder een overzicht:
| Document | Beschrijving | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Facturen | Verstuurde facturen met vermelding van BTW-vrijstelling | 7 jaar |
| Bankafschriften | Ondersteuning van uw omzet | 7 jaar |
| Contracten | Afspraken met zorginstellingen of patiënten | 7 jaar |
| Kwalificaties | BIG-registratie en andere relevante diploma’s | Doorlopend |
| Tijdregistratie | Uren en behandelingen overzicht | 7 jaar |
Om problemen te vermijden, let op deze punten:
Een voorbeeld: Fysiotherapeut Marieke de Vries uit Amsterdam liet tijdens een controle in 2022 zien hoe een gestructureerde aanpak werkt. Dankzij haar overzichtelijke behandellogboek, factuurarchief en jaaroverzichten verliep de controle zonder problemen [3].
Tip: Voor ingewikkelde situaties, zoals gemengde dienstverlening of werken via een bemiddelingsbureau, kan een belastingadviseur met ervaring in de zorgsector u helpen [2].
Leer hoe de KOR zich verhoudt tot de BTW-vrijstelling en wat dit betekent voor uw administratie.
| Kenmerk | KOR | BTW-vrijstelling zorg |
|---|---|---|
| Omzetgrens | Maximaal €20.000 per jaar | Geen limiet |
| Voorwaarden | Gebaseerd op omzet | Gebaseerd op de aard van de diensten |
| BTW-teruggave | Niet mogelijk | Mogelijk voor belaste inkopen |
| Duur | Minimaal 3 jaar | Geen tijdslimiet |
| Aanmelding | Actieve aanmelding vereist | Automatisch bij kwalificatie |
Als zorgverlener kunt u niet beide regelingen tegelijk toepassen. Kies de regeling die het beste past bij uw omzet en dienstenaanbod [1]. Dit heeft ook invloed op hoe u uw administratie inricht, vooral als u te maken heeft met gemengde diensten.
Laten we eens kijken hoe u uw administratie kunt organiseren wanneer u zowel BTW-vrije als BTW-plichtige diensten verleent.
Bij het administreren van gemengde diensten is het belangrijk om:
Een voorbeeld uit 2022: een fysiotherapeut in Amsterdam biedt zowel medische behandelingen (vrijgesteld) als sportmassages (BTW-plichtig) aan. Door gescheiden facturen te gebruiken en een overzichtelijke administratie te voeren, voorkwam zij problemen tijdens een BTW-controle [3].
Recente uitspraken onderstrepen hoe belangrijk een nauwkeurige administratie is bij het combineren van vrijgestelde en BTW-plichtige diensten. Dit zorgt ervoor dat kosten correct worden toegewezen [3].
Om aan de regels te voldoen, is het slim om uw dienstverlening regelmatig te beoordelen en uw administratieve systemen aan te passen als dat nodig is. Dit sluit goed aan bij de eerder besproken BTW-administratievereisten [2].
Directe zorgcontracten zijn meestal vrijgesteld van BTW, zolang ze direct gericht zijn op patiëntenzorg. Neem een voorbeeld uit Amsterdam: een ZZP-anesthesioloog vocht in februari 2023 een BTW-aanslag aan. De rechtbank oordeelde dat zijn diensten, hoewel via het ziekenhuis geregeld, direct aan patiëntenzorg gekoppeld waren en dus BTW-vrij vielen. Dit leverde hem een belastingvoordeel van €42.000 op over twee jaar [4].
Hieronder een overzicht van de BTW-regels per type contract:
| Type Contract | BTW Status | Voorwaarden |
|---|---|---|
| Direct met ziekenhuis | BTW-vrij | Directe patiëntenzorg |
| Via zorginstelling | BTW-vrij | BIG-registratie vereist |
| Medische kliniek | BTW-vrij | Zorg als hoofdactiviteit |
De BTW-regels verschillen bij uitzendwerk. Een voorbeeld maakt dit duidelijk: een ZZP-verpleegkundige werkt 20 uur per week direct met patiënten (omzet €1000) en 20 uur via een uitzendbureau (omzet €1200). De directe patiëntenzorg is vrijgesteld van BTW, maar over het uitzendwerk moet 21% BTW worden berekend [4].
Een praktijkvoorbeeld uit Rotterdam laat zien hoe belangrijk een goede administratie is voor een correcte BTW-afhandeling. Een ZZP-fysiotherapeut kreeg in september 2022 een BTW-controle. De Belastingdienst stelde dat 15% van haar werkzaamheden, voornamelijk administratief, BTW-plichtig waren. Dankzij een gedetailleerde urenregistratie en duidelijke omschrijvingen van haar diensten kon zij aantonen dat deze activiteiten integraal onderdeel waren van de patiëntenzorg. Hierdoor voorkwam zij een naheffing van €3.800 [1].
Dit voorbeeld onderstreept hoe belangrijk het is om nauwkeurig bij te houden welke activiteiten BTW-vrij of -plichtig zijn. Het is de aard van de dienstverlening, niet wie betaalt, die de BTW-status bepaalt. Dit vraagt om een zorgvuldige beoordeling van contractuele afspraken.
Een goede aanpak van BTW-risico’s helpt financiële en juridische problemen te vermijden, net zoals een nauwkeurige BTW-administratie dat doet.
Een zorgvuldige administratie is essentieel om BTW-risico’s te beperken. Bij een BTW-geschil kunnen de volgende documenten als bewijs dienen:
| Documenttype | Doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| BIG-registratie | Aantonen van bevoegdheid | Gehele looptijd |
| Behandelplannen | Bewijzen van de medische noodzaak | 7 jaar |
| Zorgcontracten | Onderbouwen van de BTW-status | 7 jaar |
| Correspondentie met Belastingdienst | Vastleggen van afspraken | 7 jaar |
Tijdens een BTW-controle is het belangrijk om snel te handelen. Een goed onderbouwd bezwaar met duidelijke documentatie over de directe patiëntenzorg kan helpen om een naheffing succesvol te betwisten.
Naast het aanpakken van naheffingen kan ook contractuele bescherming bijdragen aan het voorkomen van problemen.
Een gedetailleerde administratie is niet alleen handig bij geschillen, maar vormt ook de basis voor solide contracten. Heldere afspraken in contracten kunnen BTW-problemen voorkomen. Een voorbeeld hiervan is een zaak uit oktober 2022, waarin een ZZP-fysiotherapeut een naheffing wist te vermijden dankzij contracten die expliciet de medische aard van zijn diensten omschreven[1].
Belangrijke onderdelen voor BTW-bescherming in contracten zijn:
Een contract kan bijvoorbeeld bepalen dat, als de Belastingdienst achteraf besluit dat er BTW betaald moet worden, de opdrachtgever verplicht is om deze bovenop het afgesproken tarief te betalen[6].
Voor gemengde dienstverlening is het verstandig om gescheiden factuurregels te hanteren. Dit voorkomt verwarring over BTW-statussen en maakt de administratie eenvoudiger bij controles[1].
Overweeg ook een rechtsbijstandverzekering voor BTW-geschillen. Sommige verzekeraars bieden speciale pakketten aan voor zorg-ZZP’ers, waarmee juridische kosten bij BTW-disputen tot een bepaald bedrag worden gedekt[1][6].
Goede BTW-management tools helpen zorg-ZZP’ers om aan administratieve verplichtingen en regelgeving te voldoen. Deze tools bouwen voort op eerder besproken administratieve eisen en technieken voor risicobeheer.
Voor zorg-ZZP’ers zijn er softwareoplossingen beschikbaar die speciaal zijn afgestemd op de zorgsector. Een voorbeeld hiervan is VKG Zorg, dat diensten biedt gericht op BTW-vrije facturering en administratie. Hun platform biedt onder andere:
| Functionaliteit | Wat het biedt voor Zorg-ZZP’ers |
|---|---|
| BTW-vrije facturering | Automatische verwerking volgens de zorgvrijstelling |
| Administratie | Overzichtelijke opslag van financiële documenten |
| Integratie | Koppeling met bestaande boekhoudsystemen |
| Cloud-toegang | Veilige toegang tot documenten, waar u ook bent |
Daarnaast bieden Exact en Twinfield specifieke modules die rekening houden met de BTW-positie van zorgverleners.
Standaard sjablonen voor BTW-geschillen kunnen zorg-ZZP’ers ondersteunen bij het afhandelen van juridische of administratieve kwesties, zoals:
| Type Document | Gebruikssituatie |
|---|---|
| Bezwaarschriften | Voor het aanvechten van BTW-naheffingen |
| Informatieverzoeken | Voor communicatie met de Belastingdienst |
Het is belangrijk om regelmatig te controleren op wijzigingen in de BTW-regelgeving. Samenwerken met een fiscaal adviseur die gespecialiseerd is in de zorgsector kan ook veel voordelen bieden.
Voor ZZP’ers die zowel BTW-vrije zorgdiensten als BTW-plichtige diensten aanbieden, bieden veel softwarepakketten de mogelijkheid om verschillende BTW-regimes op één factuur te combineren. Dit maakt het beheer van gemengde dienstverlening een stuk eenvoudiger.
De BTW-regels voor zorg-ZZP’ers zijn gebaseerd op specifieke vrijstellingen en wettelijke kaders. Hier zijn de belangrijkste punten:
| Aspect | Toelichting | Actie |
|---|---|---|
| BIG-registratie | Automatische BTW-vrijstelling | Zorg dat uw registratie actueel blijft |
| Niet-BIG diensten | Mogelijke vrijstelling bij vergelijkbare zorg | Documenteer overeenkomsten met BIG-zorg |
| Administratie | Vastlegging verplicht, ook bij vrijstelling | Bewaar facturen en contracten |
| Gemengde diensten | Verschillende BTW-regimes mogelijk | Splits administratie per type dienst |
BTW-vrijstelling geldt alleen voor directe zorgverlening. Voor diensten via zorginstellingen of bemiddelingsbureaus kunnen andere regels van toepassing zijn. Het is daarom cruciaal om de werkrelatie goed te documenteren en zo discussies met de Belastingdienst te voorkomen.
De Kleine Ondernemersregeling (KOR) biedt een andere optie voor ZZP’ers met een omzet onder €20.000 per jaar, maar staat los van de zorgvrijstelling. Bij gemengde diensten is een duidelijke administratie nodig om onderscheid te maken tussen BTW-vrije en BTW-plichtige activiteiten.
Aanbevelingen voor zorg-ZZP’ers:
Met de juiste software en nauwkeurige documentatie kunt u uw BTW-administratie professioneel beheren en controles voorkomen. Gebruik deze richtlijnen om uw administratie efficiënt en correct te houden.
Kenniscentrum
Ontdek drie effectieve methoden voor urenregistratie in de zorg en hoe deze de administratieve last kunnen verlichten.
Vergelijk de voor- en nadelen van zelfstandig werken en loondienst in de zorg voor een weloverwogen keuze.
Optimaliseer de balans tussen administratie en patiëntenzorg met slimme tools en processen om werkdruk te verlagen en zorgkwaliteit te verbeteren.
Ontdek de essentiële BTW-regels voor ZZP'ers in de zorg en hoe je vrijstellingen kunt toepassen in jouw praktijk.
Leer praktische tips voor ZZP'ers in de zorg om sneller betaald te worden en financiële stabiliteit te waarborgen.
ZZP'ers in de zorg staan voor administratieve uitdagingen zoals BTW-vrijstelling, belastingzaken en wetgeving. Ontdek oplossingen en tips.
Bereid je goed voor op de start als ZZP'er in de zorg in 2025 met deze essentiële checklist voor wettelijke vereisten en verzekeringen.
Dit zal sluiten in 0 seconden