5 Tips voor ZZP'ers in de Zorg: BTW-vrij Factureren

Wist je dat je als ZZP’er in de zorg vaak BTW-vrij kunt factureren? Dit kan je administratie eenvoudiger maken en je inkomsten verhogen. Maar hoe zorg je ervoor dat je voldoet aan de regels? Hier zijn de belangrijkste punten:

Controleer je vrijstelling: Zorgdiensten gericht op gezondheid zijn vaak vrijgesteld van BTW, zelfs zonder BIG-registratie.
Stel correcte facturen op: Vermeld altijd “BTW vrijgesteld conform artikel 11-1-g Wet OB” en voeg alle verplichte gegevens toe.
Maak duidelijke contracten: Laat zien dat je als zelfstandige werkt, niet in een dienstverband.
Houd je administratie op orde: Bewaar diploma’s, contracten en facturen minimaal 7 jaar.
Bereid je voor op controles: Documenteer je werkwijze en wees klaar om vragen van de Belastingdienst te beantwoorden.

Met deze tips kun je BTW-vrij factureren zonder gedoe. Lees verder voor praktische voorbeelden, checklists en advies om problemen te voorkomen.

Zzp’er in de zorg en vrijstelling van btw

Tip 1: Controleer je BTW-vrijstelling

Als ZZP’er in de zorg is het belangrijk om te weten of jouw diensten onder de BTW-vrijstelling vallen. Dit hangt af van een aantal wettelijke voorwaarden waaraan je moet voldoen. Belangrijke voorwaarden:

Je biedt persoonlijke gezondheidszorg aan individuen.
Je beschikt over relevante kwalificaties en certificeringen.
Je levert directe zorg aan patiënten.
Je werkt in een zelfstandige werkrelatie.

BIG-registratie versus geen BIG-registratie

De regels voor BTW-vrijstelling verschillen afhankelijk van je registratiestatus. Met BIG-registratie:

Je diensten binnen je BIG-specialisme vallen automatisch onder de vrijstelling ^[1]^[2].
Let op: aanvullende diensten vallen niet altijd onder deze vrijstelling.

Zonder BIG-registratie:

Ook zonder BIG-registratie kun je in aanmerking komen voor BTW-vrijstelling.
Zorg ervoor dat je opleidingen en certificeringen goed gedocumenteerd zijn. Dit is cruciaal voor controles (zie ook tip 4).

“De BTW-vrijstelling geldt voor medische diensten die aan mensen worden verleend, waarbij deze vrijstelling zich uitstrekt tot vrijwel alle beroepen in de zorgsector”, aldus Stichting ZZP Nederland in 2022 ^[1].

Heb je je vrijstellingsstatus vastgesteld? Zorg dan dat je facturen correct zijn opgesteld. In tip 2 vind je praktische voorbeelden.

Tip 2: Maak correcte BTW-vrije facturen

Als ZZP’er in de zorg is het belangrijk dat je facturen voldoen aan de wettelijke eisen. Een goed opgestelde BTW-vrije factuur zorgt voor een overzichtelijke administratie en voorkomt problemen met de Belastingdienst.

Verplichte factuurgegevens

Je factuur moet de volgende gegevens bevatten:

Verplicht element	Uitleg
Bedrijfsgegevens	• Je volledige naam en bedrijfsnaam • Je zakelijke adres • KvK-nummer • BTW-identificatienummer • BIG-registratienummer (indien nodig)
Factuurdetails	• Uniek factuurnummer • Factuurdatum • Betalingstermijn
Klantgegevens	• Naam en adres van de cliënt of instelling • Eventueel AGB-code (voor zorginstellingen)
Dienstomschrijving	• Duidelijke beschrijving van de geleverde zorg • Datum of periode van de zorgverlening
BTW-vermelding	• “BTW vrijgesteld conform artikel 11-1-g Wet OB”

Belangrijk: Vermeld geen BTW-bedragen of percentages op je factuur als je gebruikmaakt van de vrijstelling.

Praktische voorbeelden

Voor particuliere cliënten is het handig om de zorgdiensten in eenvoudige taal te beschrijven. Bijvoorbeeld:

Tip 3: Voorkom contractproblemen voordat ze ontstaan

Als ZZP’er in de zorg is een goed contract cruciaal om je BTW-vrijstelling te behouden. De Belastingdienst controleert sinds 2019 strenger op zorgcontracten ^[3].

Zorg voor duidelijke voorwaarden

Het contract moet duidelijk maken dat je als zelfstandige werkt. Vermijd formuleringen die lijken op een dienstverband. Let hierbij op de volgende punten:

Onderdeel	Aanbevolen formulering	Te vermijden formulering
Werktijden	“ZZP’er bepaalt zelf werkuren binnen deadlines”	“Werkzaamheden tussen 9:00 en 17:00 uur”
Vervanging	“ZZP’er mag een gekwalificeerde vervanger inzetten”	“Persoonlijke aanwezigheid vereist”
Materialen	“ZZP’er gebruikt eigen materialen en hulpmiddelen”	“Opdrachtgever stelt alle middelen beschikbaar”
Opdrachtaanname	“ZZP’er heeft het recht opdrachten te weigeren”	“ZZP’er moet beschikbaar zijn op afroep”

Voorbeeldteksten voor je contract

Gebruik deze teksten om je contract waterdicht te maken:

Tip 4: Houd je administratie op orde

Na het opstellen van juridisch kloppende contracten (zie tip 3) is een goed georganiseerde administratie de volgende stap. Dit helpt je niet alleen bij het behouden van je BTW-vrijstelling, maar biedt ook bescherming bij controles. De Belastingdienst kan namelijk tot 7 jaar terug documenten opvragen.

Belangrijke documenten

Voor een goed georganiseerde administratie zijn de volgende documenten onmisbaar:

Document	Bewaartermijn	Uitleg
BIG-registratie	7 jaar	Actueel bewijs van registratie
Diploma’s en certificaten	Hele loopbaan	Ook bijscholingen inbegrepen
BTW-aangiftes	7 jaar	Inclusief nul-aangiftes

Tip: Bewaar deze documenten zowel digitaal als op papier. Digitale bestanden moeten altijd makkelijk toegankelijk en leesbaar zijn.

Het juiste aangifteschema

Kwartaalaangifte

Dien elke drie maanden je BTW-aangifte in, zelfs bij een nul-aangifte.
Vermeld hierbij je totale vrijgestelde omzet.

Jaaraangifte

Controleer je administratie in januari grondig.
Verzamel alle relevante documenten voor de aangifte van je BTW-vrijstelling.

Slimme aanpak: Automatiseer je administratie waar mogelijk. Dit bespaart tijd en verkleint de kans op fouten.

“78% van de belastingcontroles bij zorg-ZZP’ers richt zich op de administratie. Een onvolledige administratie kan leiden tot boetes tot €5.278 per overtreding.” ^[4]

Zorg voor een duidelijke scheiding

Houd zorgdiensten en eventuele andere, niet-vrijgestelde activiteiten strikt gescheiden. Dit voorkomt verwarring en mogelijke problemen tijdens een controle.

Een systematische aanpak kan hierbij helpen:

Wekelijks: Verwerk je facturen.
Maandelijks: Werk je administratie bij.
Per kwartaal: Voer een controle uit op je administratie.

Met een goed georganiseerde administratie ben je klaar om vragen van de Belastingdienst te beantwoorden. Hoe je dat precies doet, lees je in tip 5.

Tip 5: Omgaan met Vragen van de Belastingdienst

Als zorg-ZZP’er kun je vragen verwachten van de Belastingdienst over je BTW-vrijstelling. Het is belangrijk om georganiseerd en duidelijk te reageren.

Een Bezwaarschrift Indienen

Als de Belastingdienst twijfels heeft over je BTW-vrijstelling, kun je binnen 6 weken na de aanslagdatum bezwaar maken ^[2].

Een goed bezwaarschrift bevat:

Onderdeel	Inhoud
Kop	“BEZWAAR”
Persoonlijke gegevens	BSN, KvK-nummer, aanslagnummer
Onderbouwing	Wettelijke basis voor de BTW-vrijstelling
Bijlagen	Relevante ondersteunende documentatie

Tip: Verstuur je bezwaarschrift altijd aangetekend of gebruik het online portaal van de Belastingdienst.

Voorbereiding op een Belastingcontrole

1. Laat je zelfstandigheid zien met:

Contracten zoals uitgelegd in tip 3
Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering
Aankopen van bedrijfsmiddelen
Bewijs van je eigen werktijden en werkwijze

2. Documentatie over je zorgdiensten

Beschrijvingen van je diensten zoals op je BTW-vrije facturen (zie tip 2)
Relevante kwalificaties en certificaten
Geanonimiseerde patiëntendossiers
Facturen met duidelijke omschrijvingen van je diensten

Deze documenten sluiten aan bij de administratievereisten uit tip 4, maar zijn specifiek bedoeld voor belastinggerelateerde controles.

Registratie Aandachtspunten

BIG-geregistreerd:

Verwijs naar je BIG-registratie.
Leg een link tussen je diensten en je bevoegdheden.

Zonder BIG-registratie:

Onderbouw de medische aard van je diensten.
Laat relevante kwalificaties zien.

Met deze aanpak bouw je voort op de adviezen uit tip 1-4 en versterk je je positie bij eventuele belastingcontroles.

Conclusie: BTW-vrij Factureren Checklist

Gebruik deze checklist samen met de eerder besproken tips, vooral Tip 5 over belastingcontroles, om je administratie goed op orde te houden.

Onderwerp	Acties	Wanneer controleren?
BTW-status	• Controleer BIG-registratie en diensten (zie Tip 1)	Bij wijzigingen
Voorzorgsmaatregelen	• Laat jaarlijks fiscaal advies uitvoeren	Elk jaar

Belangrijke documenten om paraat te hebben: Zorg dat je deze zaken altijd up-to-date en toegankelijk hebt:

Een actuele BIG-registratie (als dit op jou van toepassing is)
Ondertekende zorgcontracten (zoals de voorbeelden genoemd in Tip 3)

Plan daarnaast ieder jaar een afspraak met een zorgfiscalist om op tijd in te spelen op veranderingen in de regelgeving. Wat te doen bij veranderingen: Zoals uitgelegd in Tip 1, moet je je status opnieuw beoordelen bij:

Het aanbieden van nieuwe diensten
Veranderingen in de wetgeving
Berichten of signalen van de Belastingdienst

Deze gestructureerde aanpak sluit aan bij de voorbereidingen uit Tip 5 en helpt je sterker te staan bij eventuele vragen van de Belastingdienst.

Veelgestelde Vragen

Hieronder vind je antwoorden die aansluiten op de praktische tips uit dit artikel:

Welke zorgdiensten zijn vrijgesteld van BTW in Nederland?

Zorgdiensten die medisch noodzakelijk zijn, vallen onder de vrijstelling, mits uitgevoerd door gekwalificeerde zorgverleners. Behandelingen met een cosmetisch doel zonder medische indicatie zijn altijd belast met BTW. Raadpleeg tip 1 voor een uitgebreide uitleg over jouw vrijstellingsstatus ^[1].

Hoe stel je een correcte BTW-vrije factuur op?

Gebruik de checklist uit tip 2 om een juiste BTW-vrije factuur te maken. Belangrijke onderdelen van zo’n factuur zijn:

Verplicht Element	Toelichting
Contactgegevens	Vermeld jouw gegevens zoals beschreven in tip 2
Factuurbasis	Zorg voor een uniek factuurnummer en een factuurdatum
Zorgspecifieke omschrijving	Voeg een duidelijke beschrijving toe, zie tip 2 voor voorbeelden
Wettelijke vermelding	Noteer: “BTW vrijgesteld conform artikel 11.1.g Wet OB 1968”

In tip 2 vind je concrete voorbeelden en handige sjablonen voor het opstellen van BTW-vrije facturen ^[1]^[2].

5 Tips voor ZZP'ers in de Zorg: BTW-vrij Factureren

Zzp’er in de zorg en vrijstelling van btw

Tip 1: Controleer je BTW-vrijstelling

BIG-registratie versus geen BIG-registratie